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Partida Doble: ¿Qué es?, ¿Cómo funciona? y más

La contabilidad de una empresa es fundamental, estos registros son los que permiten comprender si es rentable la actividad económica que ejerce la compañía, pero ¿cómo hacerlo?, en este articulo te brindamos toda información sobre el sistema de contabilidad por partida doble, en qué consiste y cómo funciona.

partida doble

¿Qué es Partida Doble?

Toda empresa que ejerza una actividad mercantil necesita llevar la contabilidad de sus movimientos, los ingresos, egresos, deudas, entre otros, todo esto con el fin de estar al día con el Registro Mercantil y las autoridades tributarias.

El sistema de contabilidad de doble partida, es el más usado que existe, con él se puede calcular de manera eficaz y sin errores la movilidad comercial de una compañía. Se rige por la estabilidad entre las cuentas, conocido como principio de partida doble en contabilidad.

La gran mayoría de las compañías llevan una contabilidad que comienza establecida por la cronología de los movimientos financieros. Existen descubrimientos anteriores que ya demostraban una Contabilidad de costos desde hace muchos años, sin embargo, lo habitual es tomar como remisión del origen de este método a Luca Paccioli (Fray Lucas Bartolomeo de Paccioli) un monje Franciscano, quien dio inicio a este tipo de contabilidad a mediados del siglo XV.

Fundamentos 

El Sistema de la partida doble está fundamentado en cuatro elementos principales:

“Quién Recibe debe a quien Entrega”.

“No existe deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”.

En la contabilidad nada comienza por sí solo, un ingreso en una cuenta expresa que este parte de otra cuenta, es decir cualquier ingreso es un débito mientras que cualquier egreso es acreditado a otro.

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El dispositivo que alimenta y sustenta la contabilidad, es que toda entrada significa una salida y al contrario, de manera que a lo último del ejercicio se evidencia un balance entre entradas y salidas, que asegura la estabilidad de una empresa.

Es necesario tener claro algunos conceptos básicos para entender ¿qué es la partida doble?:

  • Debe: la cantidad de dinero activo, la deuda o la obligación de pago que puede tener una empresa.
  • Haber: es lo que se acredita,  los pasivos, patrimonio o cantidad de dinero que se debe entregar.

La partida doble, cuenta con los dos valores antes nombrados, uno seria el valor positivo (debe) y otro el valor negativo (haber), estos valores se deben asentar en dos cuentas, aunque existen empresas que requieren más de dos.

Se denomina asiento simple o sencillo, si cada valor está en una cuenta, una activa que recibe y una pasiva que acredita, en el caso de emplear más de dos cuentas se denomina asiento compuesto o doble, por ejemplo si se adquiere una mercancía y se paga de dos maneras diferentes (efectivo y crédito) por lo que se emplearían más de dos cuentas. En cualquiera de los casos anteriores lo esencial es que permanezca un equilibrio en entre ambos valores, lo que entre debe ser igual a lo que sale.

Esto se puede comprender si imaginamos, cómo se registra un ingreso proveniente de una venta: por una parte, una cantidad establecida entró a caja (Cuenta A), entretanto, por otra parte sale (Cuenta B), la cantidad  en criterio del valor de la mercancía que salió, deberá ser igual a la cantidad que ingresó.

Este levantamiento necesita al menos dos cuentas distintas, debido a que este es uno de los elementos principales  de la contabilidad de doble entrada o partida doble.

Estos son los elementos fundamentales de la partida doble:

  1. El deudor es el que tiene el ingreso, quien da es el acreedor.
  2. Sin la presencia del deudor no puede existir el acreedor y viceversa.
  3. Ecuación de Equilibrio Patrimonial: todo valor que ingresa debe ser equivalente al valor que egresa.
  4. Todo monto que ingresa por una cuenta debe egresar por otra.

Empresas con Contabilidad de Partida Doble

De acuerdo con lo que establece el Plan General de Contabilidad, todas las compañías, excepto de las personas naturales, están en la obligación de establecer una contabilidad de partida doble, en muchos países de Europa es el único tipo de contabilidad.

El Plan General de Contabilidad es un escrito legal que normaliza la contabilidad, se fundamenta en el Decreto de España N°1514 de año 2007, en el que se quería reglar la contabilidad según las Normas de Información Financiera Internacional, que finalmente fueron amparadas por Europa, conformando como parámetros contables los establecidos en el Código de Comercio vigente. En este plan se regulan los cálculos que las empresas deben presentar una vez al año y la forma que deben ser redactadas.

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Las empresas autónomas sólo deben cumplir con las obligaciones de registro permanente de los comprobantes de todos los ingresos y egresos.

Los libros de contabilidad sirven a una empresa para calcular el Impuesto sobre la Renta, sea de personas naturales o jurídicas y el Impuesto sobre el Valor Agregado (I.V.A.), además estos pueden ser requeridos por el departamento de Hacienda durante un inspección.

No obstante, siendo los libros un instrumento tan necesario para garantizar la salud económica de un negocio, es necesario llevar una contabilidad profesional de partida doble en todas las instituciones.

Principio de la Partida Doble

El método mostrado por el profeta de la posibilidad Luca Paccioli en el Siglo XV, señalado en ocasiones como el “Método Veneciano”, por ser el procedimiento de contabilidad que llevaban los diversos comerciantes italianos en los inicios del renacimiento, se basa en registrar en el Libro Diario todos los procedimientos a medida que se van generando, en representación del ingreso y egreso de las cuentas y pasarlos diariamente al Libro Mayor, al mismo tiempo se enumeran en las cuentas que corresponden.

La Contabilidad de partida doble es igual a una balanza en equilibrio, fundamentado en el patrimonio general de una compañía, ninguna ejecución podrá expresar una pérdida.

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Si un principio se reduce deberá ser porque otro incrementa (si ingresa a una cuenta, egresa de otra) al igual que el ejemplo de la venta de la mercancía, de acuerdo al elemento importante de “No existe Deudor sin Acreedor, ni Acreedor sin Deudor”.

Debido a esto, cada registro se anota en doble oportunidad, al “Debe” de una cuenta y al “Haber” de otra, los valores deben estar en equilibrio, en la partida doble es responsable registrar los bienes de los procedimientos comerciales en los diversos elementos o cuentas de balance para que la ecuación siempre esté equilibrada.

Probablemente el débito (lo que ingresa) sea escrito a la izquierda y el crédito (lo que egresa) se escribe a la derecha, organizando una cuenta mayor, establecida públicamente como cuentas “T”, por su orden.

La cuenta en contabilidad se gráfica en papel mediante el dibujo de una forma de “T” mas larga en sus extremos o dos columnas con un techo, en las cuales la columna izquierda representa el “debe” y la derecha el “haber” y sobre estas se escribe el nombre de la cuenta (mercadería, alquiler, salario…).

Cuentas “T” en la Partida Doble

Cada cuenta se asemeja a una idea del balance, en ellas se anotan los aumentos y disminuciones surgidos por el movimiento de la compañía, ejemplo: podría ser una cuenta de “caja”, donde se anota la entrada o la salida de efectivo.

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El nombre asignado a la cuenta deberá estar relacionado directamente al concepto que se anota, por ejemplo:

  • El dinero que una compañía tiene en efectivo se simboliza con la cuenta “caja”.
  • Los bienes que el comerciante compra para revender quedan representados con la cuenta “mercancía”.
  • La venta de la mercancía se simboliza con la cuenta “ventas”.
  • El gasto por el alquiler del local podrá simbolizar con la cuenta “alquiler”.

Como observamos en el diseño anterior, cada cuenta posee dos columnas para registrar individualmente cada partida, la del incremento y la de la disminución, se denominan “Debe” y “Haber”, al registrar algo en el “Debe” se carga o debita a una cuenta, en el momento que registras algo en el “Haber” se abona o acredita a otra cuenta.

  • Debe: es la sección de la cuenta donde se asientan los activos o ingresos. Es importante aclarar que la palabra expresa nada más el nombre que se concede al renglón izquierda de la cuenta.
  • Haber: es la sección de la cuenta donde se registran los créditos o partidas egresadas. Una vez más, la palabra expresa nada más que el nombre del renglón a la derecha.

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Las cuentas se ordenan en representación de los principios que compone la ecuación (activo=pasivo + capital), es decir, existen cuentas de activo, cuentas de pasivo y cuentas de capital.

Como activo se denomina a los bienes o derechos que el negocio tiene; como pasivo, se conoce a las deudas y las obligaciones;  el capital (contable o líquido) es la diversidad resultante entre el activo y el pasivo. En representación de su organización como activo, pasivo o capital las entradas y salidas de anotan como cargo o abono.

En el sistema de la partida doble, las anotaciones de los acontecimientos económicos que perjudican al patrimonio de una compañía se manifiesta en los libros en manera de asientos, que deben ser registrados en el libro diario, registro contable necesario por la ley, ordenados correlativamente y numerador cronológicamente.

Para dejar un asiento contable se escribe en primer lugar la cuenta de cargo, donde “cargo” que es igual a una entrada de dinero o bienes, posterior se registra la cuenta o cuentas de abono, donde “abono” se usa para anotar un egreso.

Estos registros se anotan luego en el Libro Mayor (opcional) en sus cuentas correctas, donde se sacan todos los datos para realizar los estados financieros normalmente al terminar cada ejercicio, como el balance general, el estado de resultados o cuentas de pérdidas y ganancias.

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Es de gran importancia llevar una contabilidad organizada que soporte todos los acontecimientos contables y que los diferentes libros se encuentren al día.

Un error sucesivo podría ser que al final las cuentas no cuadren y el balance sea erróneo, este puede tener consecuencias graves para las finanzas de la compañía.

El Balance

El balance integra la base de la partida doble y se ordena de acuerdo a los activos y pasivos de una compañía.

Por activo, se concibe a todos aquellos procedimientos que tienen relación con el uso del patrimonio, es decir, en que se invierte el capital (debe), como instalaciones, máquinas, materia prima, acciones.

Los pasivos, son todos aquellos procedimientos que revelan el origen del patrimonio, es decir, dónde proviene el capital (deudas y obligaciones), en lo que se encuentran el capital propio, créditos, beneficios, entre otros.

Claro los dos conceptos se tiene una visión general de los procedimientos de ingreso y egreso de capital.

Una ventaja en la Contabilidad financiera es que en las cuentas del activo las entradas se registran en el “Haber” y  en las cuentas del pasivo el registro de hace cabalmente al contrario, esto quiere decir,  en una cuenta reduce en el “Debe” e incrementa en el “Haber”.

  • Cuentas del Activo: Los abonos se registran en el “Debe” los cargos en el “Haber”.
  • Cuentas del Pasivo: Los ingresos se registran en el “Haber” los egresos en el “Debe”.

El Balance general debe resultar igual (mismo valor en las dos partes).

El activo y el pasivo tienen que estar equilibrados. Al culminar lo importante es que la suma del balance del mismo monto en activos y pasivos.

Está disposición permitirá buscar cuál era el estado inicial y el final, también la ganancia de la compañía en el periodo especificado.

Todos los empresarios y profesionales autónomos tienen la elección de acudir a diferentes medios que les proporcionen métodos para llevar la contabilidad, para que esta labor no le robe la mayoría de su tiempo.

Es conveniente meditar la presencia de herramientas especializadas, inclusive en los casos de enormes compañías con bastantes movimientos comerciales que podrían moderar diariamente de manera considerable.

Asiento Contable

Es el registro de una operación financiera de una empresa, estas son asentados en el libro diario de contabilidad.

Los ingresos y egresos de la compañía se realizan diariamente, por lo que cada vez que ocurra un movimiento financiero se debe dejar un registro contable, bajo el principio de la partida doble.

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Tipos

Se puede clasificar según su fondo y forma:

Según su Fondo

Es tipo de asiento agrupa el cierre de todas las cuentas de la empresa y el asiento de toda la actividad financiera diaria. Estos a su vez se subdividen en:

  • Asientos operativos: recoge toda la información en un año contable.
  • Asientos de ajuste: recoge la información al final del ejercicio fiscal, sincerando los activos y pasivos.
  • Asientos de regularización: cierre y saldo de cuentas, a su vez se traslada la información al libro mayor.
  • Asientos de cierre: son de carácter formal y reflejan la actividad financiera en todo un año de ejercicio fiscal.

Según su Forma

Estos se clasifican según el número de cuentas que lleva la empresa:

  • Asientos simples: estos reflejan la actividad de dos cuentas, una de haber y otra de debe.
  • Asientos compuestos: refleja la actividad de más de dos cuentas de debe y haber en una empresa.

Ambos tipos de asientos están fundamentados en la contabilidad de partida doble.

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Partes

Todo asiento está representado gráficamente por dos columnas, una representa el debe y otra el haber, además debe contar con las siguientes partes:

  • Fecha: en que se registró la actividad
  • Cuentas: el número de cuentas que posee la cuenta, en relación al debe y al haber.
  • Monto: valor de cada operación.
  • Debe: ingresos recibidos.
  • Haber: egresos, pasivos de la empresa.

Ejemplo

Una compañía vende a otra empresa una mercancía por el monto d  $600.000 más IVA a través de una factura, con la siguiente metodología de pago: 50% al entregar el producto y el otro 50% al mes.

El primer asiento es la venta, incluyendo el valor sobre el Impuesto Agregado: $600.000 + IVA = $600.000 x 0,19 = $114.000.

El asiento a registrar por parte de la compañía sería de tipo simple y gráficamente se vería así:

Deudores por Ventas $714.000
Venta $600.000
IVA Débito Fiscal $114.000
Venta de mercadería mediante factura # XXX.

 

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