Mejora Continua: ¿Qué es? y ¿Cómo Aplicarla a Tu Negocio?

La mejora continua es una muy útil herramienta que se utiliza para optimizar los procesos y aspectos dentro de una empresa. A lo largo de éste artículo, te enseñaremos todo lo que debes saber sobre esta interesante y recurrente actividad, su aplicación, beneficios y mucho más.

¿Qué es la mejora continua?

Una buena definición de mejora continua sería aquella que hace referencia a la actividad periódica de mejorar el rendimiento. Por lo tanto, es el procedimiento mediante el cual se pueden encontrar diversas opciones de progreso, a través de los resultados obtenidos mediante los datos recopilados que direccionan a una acción correctiva y/o preventiva.

¿Para qué sirve?

Esta actividad es muy recurrente en las empresas que están emprendiendo algún proyecto o marca, también en las organizaciones que están atravesando un momento de declive financiero y necesitan mejorar de forma urgente su producción, ventas y posición en el mercado. No obstante, para que funcione debe gestionarse de forma responsable, constante y eficiente, de esta manera se verán de forma garantizada los resultados.

¿Qué comprende?

El proceso de mejora continua en las organizaciones, hace referencia a la búsqueda de oportunidades, estableciendo objetivos mediante los cuales se pueden optimizar los procesos de una empresa. Esto gracias a la recopilación de datos y experiencias que ayudarán a agilizar el progreso de la compañía. Detectando fallos, asuntos y áreas en las cuales se debe perfeccionar para así llevar acabo un mejor desarrollo y crecimiento del negocio.

Mejora continua en los elementos de una empresa

Teniendo en cuenta que todas las empresas cuentan con actividades que se fundamentan en los procesos, es necesario tener un progreso en los mismos, para que de esta manera, se pueda generar una mejora continua en ellos. Realizando un estudio de los elementos de la empresa, podremos identificar los factores que deben ser optimizados.

Esto genera una ventaja en comparación a las demás organizaciones, teniendo en cuenta la constante evolución de la tecnología, la globalización y digitalización. Podemos determinar que el desarrollo y el progreso que debe llevar a cabo la empresa deben ser constantes.

No obstante, para realizar esta tarea de mejora continua es necesario contar con una buena estrategia, procesos y con métodos eficaces, de manera que ayuden a optimizar el manejo de la organización, la Gestión de proyectos empresariales y el desarrollo de los mismos.

¿Cuáles son los elementos de la mejora continua?

Toda empresa necesita los elementos básicos para poder realizar el proceso de mejora continua. Los mismos, son fundamentales para el desarrollo constante optimizado de una organización. Dichos elementos son:

Estudiar e identificar los procesos que se desean mejorar

Los procesos abarcan todo en la organización, ya que todas las actividades realizadas en la misma están ligadas a ellos. De esta forma, si se quiere lograr optimizar la eficacia de la empresa se debe conocer en su totalidad todo sobre un proceso, los que existen en la empresa y su rendimiento.

Como herramienta idónea para poder identificar y conocer los procesos en la empresa, encontramos el diagrama de flujo, el cual sirve para divisar los diversos métodos utilizados en la organización para que de esta manera se puedan mejorar, alcanzando un mejor rendimiento y productividad en esa área.

Medir los procesos que deseas mejorar

Todos estos elementos arrojan datos que son medibles. Como las cotizaciones que son realizadas para luego ser entregadas, solicitudes que son atendidas, visitas comerciales, unidades de producción, fallos analizados, entre otros.

Básicamente se refiere a estudiar el cómo están sucediendo los hechos dentro de la organización. La forma más eficaz de medir los procesos es a través de los itinerarios de gestión, la misma, es una herramienta mediante la cual se puede determinar un límite o advertencia que ayude a divisar el cómo se están desarrollando los procesos dentro de la organización, en caso de ir por mal camino, te ayudará a reaccionar a tiempo y no pasar a mayores.

Con esta herramienta podrás establecer un rango predeterminado de valores: Valor mínimo, esperado y mejorado. Mediante este, puedes determinar si el desarrollo de los procesos va en la dirección correcta o no está cumpliendo con las expectativas de la empresa. Un claro ejemplo de ello lo podemos encontrar al momento de medir un proceso comercial.

Tasa de éxito

Conociendo que la tasa de éxito de una empresa al momento de mostrar las cotizaciones a los potenciales compradores es de 20 de cada 100 cotizaciones enviadas (por lo que sería un 5%) y se mide este proceso comercial durante el último año. Al finalizar el estudio si se encuentra una disminución en el porcentaje, quizá sea porque algo no tan positivo está ocurriendo en el mercado o en la organización.

Este ejemplo es muy eficaz al momento de ser aplicado en el ámbito comercial. No obstante, también se puede utilizar en el área de producción y desarrollo del servicio o producto que la empresa ofrece al público. Estudia y realiza un análisis en los puntos importantes de la empresa, de manera que puedas establecer en ellos un método que indique la gestión, de forma que puedas visualizar el desempeño.

Como ejemplo de un indicador en el proceso de producción y desarrollo podemos encontrar a la empresa que se dedica a comprar frutas, para de esta manera fabricar jugos que posteriormente se distribuirán al público. Esto te permitirá estudiar el desempeño de la empresa en esta área de comercialización.

Analiza el resultado de esos procesos

Para comprender el resultado de los procesos que ya han sido medidos a través de los indicadores, se deberá realizar una comparación del proceso que se obtuvo con el resultado que se ha presentado como el valor de referencia.

Para comprender esto, retrocederemos al ejemplo de la empresa de jugos, ya que para medir y comparar es necesario tener en cuenta los mililitros obtenidos en un mes y el valor predeterminado establecido en el rango, de manera que se pueda realizar la comparación entre ambos y así ver el progreso del producto y tu empresa en el mes.

Al realizar esta tarea podrás encontrar múltiples y variadas opciones que podrían determinar el desarrollo de los procesos en la organización, también ayudarían a gestionar de una mejor forma los mismos. Las principales opciones son:

• El valor obtenido está por debajo del nivel mínimo: En caso de encontrase con este resultado, es necesario realizar un análisis profundo en la organización, ya que puede estar ligado al valor de referencia (estaría mal definido), a lo que acontece en los procesos o a las personas encargadas de desarrollar los mismos, ya que, en muchos casos las mismas no cuentan con el conocimiento o experiencia suficiente para llevar a cabo esta tarea.
• El valor obtenido está entre el nivel mínimo y el esperado: Esta situación podría ser aceptable, ya que se podría analizar las oportunidades en cuanto a las mejoras, como querer computarizar algún escalón del proceso o reducir el mismo, teniendo en cuenta que no se debe perjudicar o afectar el valor del proceso que le sigue.

• El valor obtenido está entre el nivel esperado y mejorado: Al encontrarse con esta situación, hay que tener en cuenta que es mucho más que aceptable, es ideal. No obstante, de igual forma se pueden llevar a cabo estudios analíticos de forma que también se pueda computarizar o reducir algún escalón del proceso, de forma que mejore su rendimiento en la organización.
• El valor obtenido está por encima del nivel mejorado: Este resultado es capaz incluso de superar las expectativas de todos los involucrados, De ser así, habrá que analizar el mismo para determinar las acciones que llevaron a un hecho tan positivo, para así, determinar que no fue solo una casualidad. De ser esto último, hay que tomar una buena decisión y ser precavido al momento de querer establecer un rango de valor más elevado, ya que podría terminar en decepción.

En caso de ser lo contrario y este resultado se sigue obteniendo de forma constante, pues se debe cambiar el rango de valor y colocar el de mejora como el esperado y elevar las expectativas, de esta forma se mantendrá una mejora continua.

Partiendo de estudio realizado con anterioridad, se puede tomar una decisión que llevará fijar un nuevo plan de negocios, el cual será gestionado y se llevará a cabo por medio de los integrantes de los equipos de trabajo que conforman la empresa. Al realizar todo eso, ya se deben conocer todos los aspectos a tomar en cuenta para que se pueda realizar una mejora continua en los procesos.

Planifica las acciones necesarias para llevar a cabo la mejora planteada.Este elemento de la mejora continua ayuda a comprender que los procesos normalmente no se optimizan por sí solos. Constantemente hay que establecer tareas o funciones que mejoren notable mente ciertas características de los mismos, como la rapidez, eficacia, entre otros.

Para ello, necesitas un buen plan de acción, sin embargo, el éxito de este dependerá de sí gestionas una buena estrategia de negocios. Para realizar y desarrollar un buen plan y estrategia, se debe tener en cuenta lo siguientes pasos:

1. Hay que especificar de forma determinada quién se encargará de ejecutar las tareas relacionadas al plan presentado. Para ello se debe realizar un análisis de las personas que forman parte de la empresa, su perfil, cargo, desempeño, entre otros. Para que la misma pueda adaptarse a las tareas de la mejor forma posible.
2. Hay que asegurarse de que la persona seleccionada entienda y comprenda muy bien las tareas asignadas del plan. Para llevar a cabo esta labor es necesario reunirse con la persona y discutir acerca del tema dando un breve repaso.
3. Llevar un registro de las tareas que deben ejecutar los trabajadores, anotando el día, mes, año y la semana. También se debe determinar en el calendario el momento y día que se gestionarán dichas tareas.

• Ejecuta las tareas planificadas: Este elemento comprende y establece el momento en el cual se ejecutaran las tareas asignadas a los trabajadores seleccionados y que conforman el plan de acción. Posteriormente se debe supervisar y confirmar que las personas seleccionadas para llevar a cabo dichas tareas están realizando sus labores adecuadamente.

Las tareas deben ser asignadas a personas capaces de poder cumplir con las mismas, Esto se logra realizando un estudio del perfil de cada empleado, de manera que se pueda obtener los mejores resultados.

• Recibe feedback de la ejecución de las tareas: A pesar de ser el último paso de la lista, no deja de ser uno de los más importantes. Ya que en este elemento de la mejora continua es donde se realiza una reunión con las personas encargadas de realizar las tareas del plan de acción y comentan acerca del desarrollo de las mismas y como va su marcha.

Este momento sirve ara divisar y los posibles fallos y errores que pueden estar ligados a las tareas, la planificación, agenda de las mismas, desarrollo, hora, entre otros. Esto se puede realizar a través de una reunión no formal en caso de que la situación lo amerite.

Partiendo de esta reunión y debe, se podrán tomar una serie de decisiones importantes que tienen que ver con la ejecución de las tareas del plan de acción, de manera que se puedan alcanzar de la mejor forma posible las mejoras y objetivo planteados.

¿Cuál es el ciclo de mejora continua?

El ciclo que comprende a la mejora continua es el desarrollado por Edwards Deming, el cual lleva su mismo nombre, también se conoce como el ciclo PDCA (por sus siglas en inglés).

El mismo, es utilizado para realizar mejoras constantes en cuanto a la calidad en las organizaciones, los productos y servicios. Esta muy útil estrategia está conformada por cuatro pasos a seguir:

1. Plan
2. Do
3. Check
4. Act

Esta estrategia se trata de un método que se utiliza con mucha frecuencia en los sistemas de control de calidad. Mediante el cual se puede realizar una supervisión constante a las personas encargadas de llevar a cabo las tareas asignadas del plan de acción, comprobando así, que las mismas se tan ejecutando de la mejor y más esperada forma posible, cumpliendo con las exigencias de la empresa.

Plan

Este segmento hace referencia a la planificación de las tareas antes de ser asignadas, el mismo, se encarga de definir quién será el encargado de llevar a cabo esta labor, cuando lo ejecutará y lo desarrolle de la mejor forma posible. Es la base de toda la operación, ya que de este elemento parte toda la acción.

Do

Do en ingles proviene del verbo hacer y en este concepto es muy importante este segmento y se refiere a la ejecución de las tareas y se asegura de que las personas responsables comprendan de la mejor manera lo que tiene que hacer y la tarea que debe ejecutar, de manera que lo haga con el menor número de errores posibles.

Check

En inglés significa chequeo o revisión, hace referencia al seguimiento en lapsos cortos de tiempo, para así comprobar que las cosas se están llevando a cabo de la forma esperada y sin novedades negativas.

Act

Act significa actuación, este segmento se realiza posterior al chequeo o revisión. Se utiliza cuando en el chequeo se encuentra algún error o fallo que tenga que ver con el incumplimiento o disminución en las labores por realizar las tareas asignadas del plan de acción. De esta forma se debe actuar de forma inmediata para realizar las correcciones que hagan falta.

¿Cuál es la importancia de la mejora continua?

Este es un método sumamente necesario en las organizaciones, ya que permite estudiar y analizar de forma detallada con registro y control de datos obtenidos en experiencias pasadas, donde se puede mejorar los aspectos en los procesos que se gestionan dentro de la compañía.

De esta manera, poder ejecutar una mejora continua en los mismos, para perfeccionar errores, detener las fallas, mejorar las Relaciones laborales y cambiar el rumbo de la empresa en caso de que lo crea necesario.

También podemos aplicar excelentes estrategias y métodos en las empresas para poder llevar a cabo un muy buen proceso de mejora continua, como los elementos del mismo y el ciclo que ayudan a realizar las labores y a cumplir los objetivos de una manera mucho más eficiente.

A través del ciclo se pueden delegar actividades de un plan de acción a personas que ya se hayan analizado previamente y se consideren aptas para cumplir con las labores. No obstante, también se requiere una supervisión continua del procedimiento y desarrollo de las actividades que son ejecutados por las personas seleccionadas, para que dichas actividades, se puedan ejecutar de la mejor forma posible.

Al fortalecer estos aspectos de los procesos en las organizaciones, así como mejorar en el Proceso de marketing se podrán cumplir los objetivos planteados en el rango de valores, así mismo, se permitirá obtener un mejor rendimiento para así ir incrementando el límite propuesto en el rango de valores.