Inventario físico: ¿Qué es?, objetivo, beneficios y más

Un Inventario físico es el conteo de estilo manual que se realiza en empresas, almacenes, tiendas, etc. Para saber y hacer una comparación de lo que  se refleja en el software con lo que verdaderamente existe en la empresa. A continuación en este artículo se presenta su importancia, en qué consiste y mucho más.

¿Qué es un inventario físico?

Es cuando se cuenta de forma manual el total de las existencias de una compañía, tomando en cuenta los suministros, artículos en proceso, capitales obtenidos, los Activos financieros concretos, entre otros. En otras palabras, realizar inventarios físicos es parecido a realizar un estudio sobre la población de un país, y además tienen la finalidad que servir como ejemplo para tomar alguna decisión.

Importancia del levantamiento físico de inventarios

Algunas importancias de la toma física de inventario son las siguientes:

• Ayuda a verificar que lo plasmado en los registros contables, mayormente son digitalizados, realmente existe.
• Permite verificar la movilidad de los artículos, es decir lo rápido que se venden.
• Da a conocer daños de los artículos o si están en malas condiciones, que puede ser muy importante en casos de comidas o algo relacionado.
• La empresa puede encontrar bienes de capital que ya no sirven, a las cuales deben eliminar.

¿En qué consiste?

Consiste en el conteo de artículos que hay en un lugar, se necesita realizarlo periódicamente para que sea más fácil percibir, revisar y comparar lo existente que hay registrado con lo que realmente se encuentra. Es decir un inventario físico de almacén o de una empresa funciona para contrastar el stock de una compañía con el número de artículos que hay en la computadora.

Pero la única finalidad que tiene un inventario físico no es solo para contar, sino que también ayuda a hallar la posibilidad de algún error que se haya realizado en el transcurso del conteo que registra los artículos en el instrumento software de inventario, y a la vez realizar cálculos de la coincidencia de partidas y así investigar el origen de esa falla.

Proceso del inventario físico

En el proceso de realizar inventarios físicos nos permite descubrir si hubo algún robo, productos rotos o productos que vinieron con algún defecto. La manera de como hacer un inventario físico de mercancías, posee una variedad de labores que hay que realizar, entre ellas están:

• Dar información y relacionar a los trabajadores
• Establecer fechas para realizar la numeración, buscando temporadas de poca actividad de la compañía.
• Tener limpieza y orden de los almacenes para que sea más fácil el control del inventario físico.
• Diferenciar los atributos de la totalidad de los bienes, inicialmente su clase y tamaño.
• Fijar los artículos respecto al sistema de surtido.

Calificación del inventario físico

El inventario físico se califica con relación a su precio, o sea, al costo de compra por parte de los insumos. Para los artículos totales y que están en proceso, se usa alguno de las 3 técnicas siguientes:

1. Técnica de calificación FIFO: el costo del capital se considera teniendo en cuenta que la Materia prima que se utilizó era la más vieja.
2. Técnica de calificación LIFO: pasa lo inverso a la técnica pasada, en esta los insumos que se compraron de forma más reciente, son los que se utilizaron para la fabricación de la mercancía.
3. Técnica del costo medio ponderado: aquí se realiza un cálculo de la media, sacando el costo de la materia prima que se registró al comienzo del proceso de producción entre la que fue introduciéndose en el proceso de producción del bien final.

Tipos de inventario físico

Para el inventario físico puede haber dos tipos:

1. El inventario cíclico: en este se enumera la cantidad de ciertos artículos determinados pertenecientes a un segmento, se da más importancia a los conteos de artículos que tienen un Costo  de venta más grande, y esto se hace constantemente, ya sea a diario o cada semana.
2. El inventario general: este se realiza en un período de un año, generalmente se hace cuando termina el ejercicio económico y se procede a contar todo lo existente que hay en una compañía, aquí muchas compañías aprovechan días de poca actividad para realizar este trabajo.

¿Qué tener en cuenta a la hora de realizar un inventario físico?

Al momento de realizar un inventario físico, se necesita que la compañía detenga la producción. Esto se debe a que no se puede permitir la entrada de un artículo en el sector donde se almacenan, puesto que se puede producir que el conteo se haga infinito o simplemente descuadre todo, si se trata de una tienda pequeña, se debe cerrar durante unas horas y si es un almacén hay que suspender todas las entradas y salidas de artículos.

En esta parte nos puede facilitar el trabajo el software de distribución con la labor de inventario. Con este se puede realizar un inventario con los productos que se encuentren en el almacén o tienda. Pero si tenemos un instrumento concreto de software más avanzado, se puede realizar un inventario de forma que se bloquee de manera automática.

Dicho bloqueo se usa siempre como una medida de seguridad, con este se imposibilita que se origine cualquier desplazamiento que altere lo que hay dentro del lugar donde se encuentran los productos. También es un instrumento que nos evita frenar la producción de nuestra empresa durante el proceso de inventario físico, por lo que puede ser de muy buena utilidad.