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Conoce cómo hacer una Cuenta de Cobro

Conoce cómo hacer una Cuenta de Cobro

¿Sabes lo que significa la cuenta de cobro y para qué sirve? A través del siguiente artículo te explicaremos todo lo relacionado con este importante documento de la República de Colombia y sus principales beneficios. La cuenta de cobro se ha convertido en una de las herramientas más importantes que le permite a una persona exigir la cancelación de una deuda o valor.

CUENTA DE COBRO

La cuenta de cobro es quizás uno de los documentos de mayor importancia en la actualidad. Por medio de este documento podrá reclamar el pago de una obligación contraída por otra persona. Estamos hablando de un documento que emite un ciudadano a otra persona o entidad con el objetivo de solicitar que le sea cancelado un valor que le adeudan por la realización de un determinado trabajo.

Cuenta de cobro en Colombia

Mucho se habla de la cuenta de cobro en Colombia, pero ¿sabe usted lo que significa y para qué funciona? Se trata de un documento que equivale a una factura, en caso de que esta última no sea emitida. La cuenta de cobro la puede emitir cualquier tipo de persona natural que realice ventas y amerite cobrar deudas o pagos a sus deudores.

Es importante aclarar que para poder emitir una cuenta de cobro es obligatorio que las personas naturales formen parte del régimen simplificado. Esto no los obliga a emitir una factura para poder realizar el cobro de los productos o servicios que prestó a su deudor.

Allí es donde cobra valor la llamada cuenta de cobro. Es un documento que viene a acreditar el recibo del pago por la venta de un determinado producto o la prestación de algún servicio. En pocas palabras, la cuenta de cobro funciona como especie de comprobante informal de recibimiento de un pago.

Este tipo de documentos es empleado internamente por la empresa, el negocio o la persona que presta el servicio o vende el producto. Seguramente te estarás preguntando por qué es un comprobante informal, y aquí te lo vamos a explicar de una manera sencilla.

Es informal porque no funciona como documento contable fiscal o legal, además de tratarse de un comprobante dentro de la actividad contable de un vendedor perteneciente al régimen fiscal, este régimen en sí mismo es informal. Vale la pena acotar que este tipo de documento no es válido como soporte ante la Dian.

CUENTA DE COBRO

En caso de que una persona no esté obligada a facturar y emita una cuenta de cobro, la persona que la reciba adicionalmente tendrá que realizar un documento equivalente. La cuenta de cobro le permite a una persona exigir la cancelación de una deuda o valor adquirida por otra persona, bien sea por la venta de algún producto o la prestación de bienes y/o servicios.

Régimen simplificado

¿Sabes lo que significa el régimen simplificado en Colombia? Se trata de una legislación tributaria especial que tiene vigencia en territorio colombiano y que se aplica a los pequeños contribuyentes de acuerdo a lo establecido en el artículo 499 del Estatuto Tributario, que expresa lo siguiente:

Al Régimen Simplificado del Impuesto sobre las Ventas pertenecen las personas naturales comerciantes y los artesanos, que sean minoristas o detallistas; los agricultores y los ganaderos, que realicen operaciones gravadas…

En pocas palabras se podría decir que todas aquellas personas que venden en pequeñas cantidades o presten servicios de manera individual pertenecen a este régimen simplificado. Este tipo de personas también están en la obligación de pagar impuestos sobre los ingresos obtenidos respecto a esas ventas realizadas.

El Régimen Simplificado se usa como mecanismo regulador para establecer el pago de impuestos. Este régimen simplificado exime a los pequeños contribuyentes de algunas obligaciones para con el Estado, así como prohíbe algunas cosas como adicionar el monto del IVA al precio de las ventas de sus productos o la prestación de servicios.

Es importante recordar que en el régimen común el vendedor está obligado a emitir facturas, cobrar IVA, declarar el IVA y la renta. De igual forma está en la obligación de llevar contabilidad legal de cada una de sus ventas realizadas, así como de los ingresos percibidos.

CUENTA DE COBRO

Todo lo contrario sucede en el régimen simplificado. En este esquema el vendedor no está en la obligación de realizar ninguno de los trámites anteriormente descritos, como emitir facturas, cobrar IVA, declarar IVA y la renta. Solo debe llevar una contabilidad simplificada o en su defecto el libro fiscal diario para tener un registro de su actividad.

Por esa razón es que se ve al régimen simplificado como algo informal, no así al régimen común, el cual sí aporta formalidad a los vendedores que forman parte de este sistema. Es importante aclarar que existen ciertos requisitos básicos que debe cumplir una persona para poder pertenecer al régimen simplificado:

  • El vendedor solo debe tener un establecimiento, local, oficina, sede, etc, donde preste su servicio o venda sus productos, como cantidad máxima de negocios.
  • Está prohibido que el vendedor realice en este establecimiento actividades bajo la modalidad de franquicia, regalía, concesión o cualquier otra actividad que implique la explotación de intangibles.
  • El vendedor no debe ser un usuario aduanero antes o durante el desarrollo de su actividad comercial
  • Sus ingresos por actividad comercial, consignaciones bancarias, inversiones financieras y/o sus contratos de ventas de bienes individuales no deben tener valores superiores a los 3500 UVT.

Sobre el libro fiscal el Estatuto Tributario en su artículo 616 específica que funciona como registro de operaciones realizadas por la empresa, el establecimiento o la persona natural en calidad de vendedor y contribuyente, el mes mismo es preciso que:

“Se identifique el contribuyente, esté debidamente foliado y se anoten diariamente en forma global o discriminada las operaciones realizadas. Al finalizar cada mes deberán, con base en las facturas que les hayan sido expedidas, totalizar el valor pagado en la adquisición de bienes y servicios, así como los ingresos obtenidos en desarrollo de su actividad”

¿Qué no es una cuenta de cobro?

Existe mucha confusión en torno a lo que realmente representa una cuenta de cobro. Es importante aclarar que una cuenta de cobro no es un documento legal que presenta valor ejecutivo, por valor o mérito ejecutivo. Se entiende que una cuenta de cobro es:

“La característica que permite ejecutar o exigir judicialmente la obligación contenida en un documento, contrato o título valor”.

¿Qué sucede si un deudor incumple el acuerdo de pago? En estos casos la cuenta de cobro no podrá exigir el pago del deudor por vías judiciales. Desafortunadamente por tratarse de un comprobante informal, éste no cumple con esa competencia.

CUENTA DE COBRO

Recordemos que una cuenta de cobro no tiene soporte legal cuando ésta se presenta de forma individual, no obstante puede tener aval legal si se respalda con algún otro documento que sí tenga mérito ejecutivo. Este tipo de trámites si permiten que el vendedor pueda demandar judicialmente el cobro de algún pago que le adeudan.

La cuenta de cobro, acompañada por otro documento de mérito ejecutivo permite que el vendedor esté en la capacidad de demandar el cobro judicial de una obligación comercial ante un juez que ordene el pago de la deuda. Estos pueden ser un contrato o una factura.

Casi siempre las cuentas de cobro son enmarcadas dentro de la definición de derecho personal de las cosas incorporales. Estos derechos personales aparecen reflejados en el Código Civil, específicamente en el artículo 666, donde se le define como aquellos créditos que pueden reclamarse a personas que han adquirido una obligación. Coloca como ejemplo la obligación entre un prestamista contra su deudor por el dinero prestado.

Más allá de esto no se puede negar la importancia que tiene la cuenta de cobro al momento de exigir el pago de alguna deuda contraída con anterioridad. Estamos hablando de un documento que nos da derechos personales para que el vendedor pueda exigir el pago de un producto.

También debes tomar en consideración que las cuentas de cobro no existen como documentos fiscales válidos para realizar el cobro de manera legal. Es pocas palabras estamos frente a un documento que no cuenta con validez de soporte contable, soporte fiscal o recibo legal.

Es necesario tomar en cuenta el hecho de que aquellos contribuyentes que realicen cuentas de cobro y las usen para hacer un soporte fiscal de su actividad podrán recibir sanciones con el cierre del establecimiento o con sanciones similares. Te explicamos el por qué podrías recibir sanciones por este tipo de acciones ilegales.

CUENTA DE COBRO

Debes recordar que las cuentas de cobro no están en el capacidad legal de sustituir a una factura. Aquello que no formen parte del régimen simplificado sino que pertenezcan al régimen simple estarán en la obligación de emitir facturas, sin poner como pretexto la cuenta de cobro.

Existe la posibilidad de que cambies de régimen conforme vaya aumentando tu ingreso y se vaya expandiendo tu negocio. En caso de llevar una contabilidad simplificada con el uso de las cuentas de cobro debes tomar en consideración que al registrarte en el régimen simple tendrás que cambiar a las facturas para hacer un soporte fiscal con validez e impedir así todo tipo de sanciones.

Formato de cuenta

Lo primero que se debe aclarar es que no existe un formato único y legal de la cuenta de cobro. Recordemos que estamos frente a un tipo de documento informal, por lo tanto no hay un formato único y reglamentario. La buena noticia es que podemos realizar una cuenta de cobro de la manera que mejor nos parezca y que más nos resulte beneficiosa.

Cualquiera que sea el caso es importante tomar en consideración una serie de requisitos o datos de interés que no pueden faltar a la hora de realizar este tipo de documentos, entre ellos los datos de la persona que nos adeuda, especificar el monto específico de la deuda, entre otros datos importantes.

La cuenta de cobro sirve como especie de comprobante ante una deuda adquirida por la venta de determinado producto. Así mismo servirá para la contabilidad que realices de tu actividad comercial. Tomando en cuenta eso es importante que se incluyan algunos datos de interés, por ejemplo:

  • Fecha en la que se genera la deuda
  • Nombre y apellido del deudor
  • Identificación
  • Dirección del deudor
  • Alguna forma de contactarlo (número de teléfono, correo, etc)
  • Información del acreedor, beneficiario o la empresa:
  • Razón social o nombre de la empresa
  • Registro Único Tributario (RUT)
  • Nombre y apellido del beneficiario
  • Identificación
  • Concepto de la deuda adquirida
  • Forma de pago
  • Firma de quien hace el cobro
  • Firma del deudor

Seguramente te estarás preguntando ¿Por qué debo incluir estos datos? La finalidad de solicitar toda esa información es que la cuenta de cobro funcione a su vez como documento completo para avalar la existencia de la deuda, se lleve una organización contable y se permita la facilidad del cobro de la obligación.

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También es aconsejable anexar una copia del Registro Único Tributario (RUT) a la cuenta de cobro. Esto te permitirá hacer de la misma algo más formal. No obstante, y tal como aclaramos anteriormente, solo acompañada de documentos con méritos ejecutivos como un contrato es que puede adquirir un valor legal.

Soporte de costos con una cuenta de cobro

Las cuentas de cobro muchas veces son utilizadas de forma ilegal como soporte de costos para evitar el trámite de emitir facturas, sin embargo tal y como mencionamos anteriormente, los contribuyentes que hagan este procedimiento estarán expuestos a recibir sanciones, entre ellas el cierre del establecimiento.

Los contribuyentes que estén en la obligación de facturas y en su soporte de costos no lo hagan con facturas sino que emplee otro tipo de documento equivalente, por ejemplo las cuentas de cobro, podrán ser sanciones de forma legal y directa.

Los pequeños contribuyentes y todas las personas naturales que formen parte del régimen simplificado también es importante realizar un soporte de los cobros de la prestación de sus servicios o de la venta de sus productos. Lo más recomendable es llevarlo a cabo mediante facturas, no obstante es posible realizar un soporte para reconocer las deducciones de su inversión con base en las cuentas de cobro.

Así mismo el soporte de costos que realiza el comprador puede exigir que se emita la cuenta de cobro. Por tratarse de un documento equivalente sólo bastará que el comprador especifique que el proveedor no forma parte del régimen simplificado.

Las facturas reconocen el pago de un servicio. En el caso de las cuentas de cobro éstas reconocen las obligaciones entre el deudor y el proveedor (como derecho personal tal como lo explica el código civil). Es por esto que pueden usarse para hacer un soporte fiscal válido.

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Hay algunos datos que debe reflejar la cuenta de cobro para que pueda ser utilizada como soporte fiscal válido:

  • Nombre o razón social de la empresa
  • RUT y NIT (en tal caso los nombres, apellidos y la identificación del proveedor)
  • Nombres, apellidos, identificación, contacto y dirección del deudor
  • Concepto de la deuda
  • Monto de la deuda
  • Fecha en la que fue adquirida
  • Firma del deudor y del proveedor

La cuenta de cobro no puede funcionar como respaldo legal, y por consiguiente tampoco sirven para el soporte fiscal legal. Por esa razón te vamos a explicar todo lo que debe tener una factura en caso de que optes voluntariamente por emitir facturas (omitiendo el valor agregado del IVA al costo del producto o del servicio, por supuesto).

Es importante obtener la autorización de la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) para hacer la numeración de las facturas (así no estés obligado a expedirlas)

Una factura es el documento en el que se debe especificar las mercancías adquiridas o los servicios recibidos por parte de un proveedor, la cantidad de productos, el importe, los datos de la empresa y los datos del comprador. Generalmente debe tener la siguiente información:

  • Número de factura
  • Fecha de expedición
  • Datos de la empresa, proveedor o vendedor que la expide
  • Nombre, apellido y número de identificación del comprador
  • Productos comprados o servicios adquiridos
  • Subtotal del costo
  • Descuento por IVA (recuerda omitirlo si estás en el RS)
  • Valor total
  • Valor pagado por el comprador
  • Medio o forma de pago utilizada

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