Siempre en la etapa culminante de un año se debe llevar a cabo un cierre contable en la compañía, este es, básicamente, el cierre que se hace respecto a las cuentas que ha efectuado la misma junto a su respectivo estudio, donde los resultados que se obtengan ayudan a saber el estado en que se encuentra.
¿Qué es un cierre contable?
En el momento que se hace referencia a lo que es un cierre contable, este habla de aquella cláusula temporal que se lleva a cabo respecto al total de cuentas con las que se vincula una determinada compañía donde, agregado a esto, se efectúa el estudio de las mencionadas operaciones, acción que te permite saber en qué estado se encuentra y la mejor manera de llevar los datos informativos a la gestión.
De manera constante se dice que llevar actualizado la contabilidad de una compañía es de gran importancia, pero esto se transforma en algo necesario o irremplazable en el momento que se trata de hacer entrega de documentos al estado, otorgándoles información respecto a la situación en que se encuentra actualmente la entidad. De igual manera, como determina el programa general de contabilidad, las compañías tienen que comenzar a realizar el cierre contable al momento que está culminando el año.
Como se puede imaginar, efectuar el cierre contable de una empresa no es una labor fácil, pero que en el transcurso del artículo se podrá ir observando diversas cosas que pueden ayudan a tener una comprensión más alta respecto al tema. En unión al cierre contable se hace la cancelación del total de cuentas dentro del ejercicio (las cuentas referentes a los Ingresos, los gastos, costo de venta e igualmente costo de producción) y, posteriormente, se llevan los resultados que se obtuvieron al balance del año.
Ya luego que se haya llevado los resultados al balance del año, se incorpora al patrimonio si ha existido algunos beneficios (como por ejemplo pueden ser las utilidades) o disminuyéndolo del mismo, en caso de que haya existido pérdidas. Llegado a este punto a muchas personas les puede parecer sencillo, pero si fuese así la profesión de contable no tendría ningún sentido o no tuviese ese signo de ser una ciencia compleja y oculta que siempre se le adjudica.
Claramente, existen distintas variables (como por ejemplo las amortizaciones, las cuentas pendientes, suministros, entre otros) que se deben tener presente para que el traslado de un ejercicio a otro no distorsione las cantidades. Se debe tener en cuenta, además, que el cierre contable es un instrumento de gran importancia para la programación y las tomas de decisiones que se toman luego.
Para que el resultado de un ejercicio con otro se pueda efectuar o, dicho de otra manera, puedan ser comparados, es de gran importancia que esta acción se genere de una manera equivalente y dentro del mismo período, teniendo en cuenta de igual manera las cuotas que ofrece la legislación.
Por si aún no ha quedado claro lo que es el cierre contable, este es aquella actividad por la cual una compañía alcanza los resultados que ha obtenido de un determinado ejercicio. El mismo es el fruto contable y es el que se expone en las cuentas del año de la empresa (en el Balance general y en las cuentas donde se plasman las pérdidas y ganancias).
Por ende, los cierres contables son el fruto aprobado por los accionistas en la junta general, los cuales, después, se reparten entre los dividendos y suministros. Es de gran importancia no relacionar o mezclar el resultado contable con el fiscal.
Período de cierre contable
Se debe tener presente que el cierre contable cambia de acuerdo a cada una de las compañías. Casi siempre, su período anual transcurre a la par del año natural, por lo que si tu compañía se rige por las normativas generales, el cierre contable va a culminar el treinta y uno de diciembre. Ya luego de que se haya generado el cierre contable de la compañía, estas poseen un tiempo de medio año posterior al cierre para exponer las cuentas frente a la Hacienda.
Coloquemos el siguiente ejemplo, supongamos que el cierre de las compañías fue el treinta y uno de diciembre del año dos mil veinte, se tendrá oportunidad hasta junio del año dos mil veintiuno para exponer los mencionados documentos frente a Hacienda. Es de gran importancia tener actualizado la administración de tu compañía con el objetivo de que, a la hora de llevar a cabo la contabilidad en cada período, no signifique una tortura constante.
Preservar los datos informativos con limpieza y enfocada en una zona igual es la mejor respuesta para que, el cierre contable y el cierre del Ejercicio fiscal al culminar el año, sean muchos más fáciles y por lo tanto llevadero. Por esta razón, siempre se recomienda que se haga uso de un buen software, los cuales te aportan un director o un apoyo que va a generar el cierre del ejercicio de la compañía en la etapa culminante del año.
¿Cuáles son los plazos para el cierre contable?
De forma habitual, el total de compañías culmina su ejercicio (como se hizo mención anteriormente) el treinta y uno de diciembre, donde basándose en el año natural, los plazos de las cuentas se hacen de la siguiente manera:
- Trimestral (hasta el treinta y uno del tercer mes del año del próximo ejercicio) para llevar a cabo la formulación de las cuentas.
- Cuatro meses (hasta el treinta del cuarto mes) para llevar a cabo la legalización de los libros.
- Semestral (hasta el treinta del sexto mes del año) para festejar la junta general y dar el visto bueno a las cuentas del año.
Ya una vez se haya aprobado el total de cuentas, se deben depositar en el respectivo registro mercantil en el transcurso del siguiente mes a la junta (treinta del sexto mes). En el medio mes posterior (hay plazo hasta el catorce del octavo mes) el que lleve a cabo el registro comprueba si se han expuesto los papeles requeridos por la ley y se exponen en la boleta oficial del registro mercantil, las entidades que han asistido de una manera correcta con sus responsabilidades (los papeles que se depositaron se pueden consultar de manera pública).
El período para llevar a cabo el reembolso de los impuestos de las entidades culmina el veinticinco del séptimo mes para las compañías que se rigen por la norma general, misma que es el igual al año natural, y a los veinticinco días posteriores a los seis meses que continúan al término del período impositivo de los otros.
¿Cómo se hace un cierre contable?
En el momento que surge el cuestionamiento de como hacer un cierre contable, es un proceso que integra una variedad de actividades requeridas para alcanzar la cantidad total de beneficios o, por otra parte, de las pérdidas (previo al emplear el impuesto de entidades) verídico a realidad.
Como la mencionada cantidad tiene dependencia de diversos libros de cuentas y, anticipadamente al alcanzarla, se deben encontrar los posibles fallos que se pudieron haber cometido en el transcurso del ejercicio (como por ejemplo apuntes de las valoraciones erróneas, cuentas fallidas o actividades que no fueron documentadas) se requiere continuar de manera detallada cada uno de los procedimientos que se van a presentar a continuación:
- Balance de justificación de agregados y saldos: con este primer procedimiento de justificación de agregados y saldos, se puede observar si en el transcurso de la actividad económica se ha llevado de manera correcta los saldos referentes al libro diario al mayor.
Es decir, hace referencia a la comprobación que se hace para ver si el total de cuentas encajan. A la vez, este balance ofrece un resumen del libro mayor, el cual unido al balance de cierre, ayuda para alcanzar un pensamiento concreto del patrimonio que posee la compañía al momento de llevar a cabo el respectivo cierre contable.
- Re-categorización de las cuentas pendientes: con el objetivo de alistar los libros para comercio de un renovado ejercicio, un procedimiento de gran importancia es el re-categorizar la fracción de las cuentas pendientes en períodos de tiempos largos (es decir, esas que poseen una fecha de caducación de doce meses o menos) como Deuda de corto plazo, esto en ocasión de que se vaya a realizar la bonificación en el posterior ejercicio.
Esto se lleva a cabo cargando la cuenta ciento setenta y uno de cuentas pendientes en periodos de tiempos largos con una entidad financiera a la cuenta quinientos veinte de cuentas pendientes en período de tiempo corto. Para esto se hace uso de tablas amortizadoras de préstamos que ofrecen las organizaciones bancarias y en las cuales se establece las cuotas y que fracción respecta a la amortización de la cuenta pendiente y que fracción a los intereses.
- Inventario de existencias: Las existencias (o lo Que es el stock) de una compañía, es el grupo de artículos o de mercancía que tiene en su poder y que están en proceso de alteración para ser explotadas, o que todavía no han sido vendidas.
Esta cantidad de bienes, las cuales son una fracción del activo que circula en una compañía, está vulnerable a modificaciones en el transcurso del año completo donde se explota, cosa que cambia el resultado del ejercicio.
Por lo tanto, para alcanzar un pensamiento verídico y vigente del estado en que se encuentra el depósito al momento cercano al cierre, se requiere llevar a cabo un inventario de las existencias. Un parámetro de gran importancia para esto es la situación de alteración de las mercancías.
El objetivo que tiene este procedimiento, es que las cuentas como las mercaderías (seiscientos diez) o la Materia prima (seiscientos once) expongan la valoración de la mercancía a culminar y llevar a la cuenta (ciento veintinueve) el fruto obtenido del ejercicio, particularmente la importación de activos que se vendieron y, dada la ocasión de materias primas y artículos en proceso de fabricación, solo el uso de los factores que pueden ser inventariados. Justificar la situación de las existencias ayuda a la programación de las compañías.
- Comprobar las dotaciones amortizadoras del inmovilizado: En esta ocasión este procedimiento justifica que se halla llevado la contabilidad y categorizado las salidas de inmovilizado de una forma correcta (conjunto veintiuno para el inmovilizado material y conjunto veinte para el inmovilizado inmaterial) y que se haya hecho la valoración de una manera adecuada de las amortizaciones.
Esto lo que quiere decir, es que se debe cortar el gasto de la compañía en bienes de inversión (como lo son por ejemplo las inmovilizaciones, permutaciones a nivel comercial, zonas terrenales, edificaciones, amortizaciones de los activos, desmejoramiento de los inmóviles, entre otras cosas), teniendo presente todo el tiempo las normativas determinadas por el plan general contable para cada modelo de bien.
Dada la ocasión particular de una amortización, se genera una ficha para cada uno de los bienes en la que se base su precio de compra, el coeficiente de amortizaciones, la valoración mínima, las cuotas que se llevaron a cabo en cada ejercicio y las amortizaciones recolectadas. Llevar a cabo todo esto, ayuda a observar si se ha agregado alguna amortización más arriba de la valoración que tiene el coste del activo.
De igual manera, esto te ayuda a revisar los topes aceptados referentes a las amortizaciones fiscales en caso de que se genere alguna variación temporal entre los gastos contables y los deducibles a nivel fiscal.
- Asignación de suministros: Los suministros guardados para situaciones riesgosas o gastos son un modelo de seguro de finanzas para las compañías, donde conservan partidas para eventualidades de tiempos posteriores, como lo puede ser por ejemplo la depreciación de algún activo, pero de igual manera, gastos por viajes, entre otras cosas. Lo ciencia contable se amolda al momento de la compañía y previene a la vez los inconvenientes en caso de no tener la posibilidad de encarar los gastos que se conocían.
El programa general contable ayuda a suministrar para gastos que se pueden generar en tiempos posteriores, a pesar de que no se tenga conocimiento de la importación concreta o el período concreto en el que va a ocurrir la eventualidad. Continuando con el programa general contable, hace referencia a las cuentas ciento cuarenta y ciento cuarenta y cinco.
- Correcciones por periodificación: En la ciencia contable, de acuerdo a los fundamentos del devengo, a cada uno de los ejercicios se le debe cortar una fracción referente a los ingresos y a los gastos que respecte, en relación el canje comercial, independientemente del momento cuando se genere verdaderamente los ingresos o los pagos. Esto genera que, al culminar un ejercicio, se tenga que efectuar correcciones por el lado de los gastos o de los ingresos que se amplían más allá del ejercicio, acción que se llama periodificar gastos e ingresos.
- Conclusión de los libros contables: Ya luego de que se haya efectuado los procedimientos pasados, se debe concluir o cerrar los libros contables pertenecientes a la compañía. Dicho de manera específica, el libro de inventarios y las cuentas del año, donde se debe exponer continuo el cierre contable. De igual manera para los independientes, se requiere generar el libro de registro de facturas, puesto que estas compañías de igual manera se encuentran en esta obligación.
¿Cuáles son los asientos de cierre contable?
Cuando se hace referencia al asiento de cierre, se habla del momento en que se concluye la contabilidad de un ejercicio. O sea, aquel instante en el que ya no se hace los registros de manera temporal de las operaciones, acción que va a suponer la conclusión de un ejercicio contable y el comienzo de otro.
Asiento introductorio en contabilidad
Para poder comenzar el renovado período contable, se debe llevar a cabo el asiento introductorio en contabilidad. Este mencionado asiento es de gran importancia y se requiere para que se preserve el registro de las cuentas del pasado período. De manera opuesta, el asiento de cierre se ve alterando los puestos de los resultados. O sea, el total de cuentas que iban ubicados en el debe se tienen que trasladar al haber y, por otra parte, el total de cuentas ubicadas en el haber se tienen que trasladar al debe.
Conclusión fiscal de la compañía
En la misma dirección al cierre contable del año, se da el cierre fiscal. El total de compañías, al momento de culminar el cierre contable, tiene que efectuar el cierre fiscal. Hace referencia a las acciones de que generan para pasar el año fiscal, de acuerdo a los modelos impositivos. Entre los papeles que se deben exponer están los que se van a presentar a continuación:
- Impuestos de entidades.
- Entrega de los tipos anuales, como el trescientos noventa del impuesto al valor agregado.
- Las amortizaciones de los activos.
Agregado a esto, para alistar el período siguiente, se puede buscar asesoría en el calendario fiscal para compañías y de esta manera saber los momentos que hay para entregar los tipos tributarios. Es de gran importancia que no pases por alto alguna fecha del calendario fiscal para compañías, esto debido a que la Agencia Estatal de Administración Tributaria crea sanciones al no exponer o hacerlo de manera tardía los impuestos.
Un ayudante muestra tus impuestos por ti, de manera que te puedes encontrar en la tranquilidad debido a que posees las facturas referentes a tu negocio de forma ordenada.
¿Qué es el cierre contable mensual?
El cierre contable mensual es aquella actividad donde se toman el total de operaciones que se llevaron a cabo en el transcurso de un mes. El total de ventas con sus respectivos gastos, los listados, las amortizaciones, la cantidad que alternó el stock, entre otras cosas. Se efectúa una actividad contable que ayuda a poseer un ideal verídico del cual te puedes fiar respecto a los resultados de un determinado momento.
Independientemente de si posees un experimentado en contabilidad dentro de tu compañía o un servicio contable externo, la conclusión mensual te otorga la seguridad y, además, te da garantía de que las cosas están actualizadas. El documento fundamental para estudiar el cierre es la cuenta de frutos o dicho de otra manera de pérdidas y ganancias.
El cierre contable mensual es de gran importancia, puesto que este nos mete en una tipología que ayuda a saber de una manera más óptima el progreso que está o que ha tenido un negocio establecido.
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