Arqueo de Caja: ¿Qué es? ¿Cómo Hacerlo? Ejemplos y más

La gestión de una empresa implica llevar a cabo una serie de procedimientos para controlar la mercancía, las operaciones y la actividad que se realiza día a día en una jornada de trabajo. Uno de esos procedimientos es el arqueo de caja, será explicado todo lo relacionado con el mismo en esta entrada.

¿Qué es un arqueo de caja?

En todo comercio hay una serie de mecanismos que se aplican para las diversas áreas de gestión, todos ellos tienen tanto nombres como funciones específicas que se enfocan en varios puntos que se deben controlar o supervisar. Uno de esos mecanismos es el arqueo de caja que se enfoca en precisamente esa área de entradas y salidas: la caja.

El arqueo de caja es un mecanismo que funciona para analizar, revisar, comprobar o hacer un recuento del dinero que tiene una caja al mismo tiempo que se observa el saldo que tiene la misma según la contabilidad que ha llevado durante toda la jornada o durante determinado rango de tiempo. Realmente, no hay una cantidad específica que deba seguirse como regla mercantil sobre las veces que debe hacerse un arqueo de caja, eso dependerá de varias cosas.

Un arqueo se puede realizar por diferentes motivos, esto porque al entrar y salir dinero de la caja esta debe mantenerse en supervisión para que cuadre con la contabilidad que lleva el establecimiento. Pueden ocurrir diferentes tipos de errores que lleven al administrador, gerente o supervisor a realizar un arqueo de caja.

El objetivo de este análisis es descubrir el error o no hacerlo, es decir, si el motivo por el cual se hace un arqueo es porque hay un descuadre, ocurrió un inconveniente o el conteo general no cuadra, lo que se busca es conseguir el error de contabilidad que pudo haber ocurrido. Igualmente, a veces se hacen arqueos de caja solo para supervisar la contabilidad que se lleva durante la jornada.

En todo caso, el momento del arqueo no es diferente por los Tipos de empresas que lo realicen. Eso dependerá de la actividad que se desarrolle en ese establecimiento determinado que serán los motivos que tengan los administradores para hacer un arqueo de caja.

Ahora bien, entendido todo esto se comprende un poco la confusión común que hay entre “arqueo de caja” y “recuento”. En términos generales parecen ser términos que hacen referencia a lo mismo, sin embargo, no es así. Un recuento de caja es uno de los procesos que se realizan al hacer un arqueo de caja, es decir, un recuento forma parte de un arqueo de caja, pero no es lo mismo.

Un arqueo de caja es el análisis comparativo del dinero de la caja y la contabilidad que se ha hecho en ella, mientras que un recuento de caja hace referencia solamente a contar el dinero y hacer una anotación de la cuenta final. Es decir, no se analiza, sino que solo se hace un conteo, que servirá después tanto para registrar la jornada o para el arqueo de caja en caso de que se realice este último.

Un recuento de caja no solo abarca el dinero en efectivo de la caja, también los soportes de gastos, los ingresos de la caja, los comprobantes y todos los documentos que permiten registrar el ingreso de dinero. Estos documentos se utilizan para hacer una verificación de todo el proceso y asegurarse de que el conteo este bien realizado.

Diferencias de Arqueo

Como se indicó anteriormente, el arqueo puede hacerse para encontrar un error o una inconsistencia, esto realmente se denomina sobrantes o faltantes, que en general son diferencias de arqueo. Los cuales pueden descubrirse en los arqueos de caja cuando se comparan los registros que están en el libro mayor.

Hay varios ejemplos de una diferencia de arqueo, un cajero puede haberse equivocado para al hacer el cobro del servicio o de una mercancía, así como también se pudo haber equivocado entregando un vuelto. Otro ejemplo es que un cajero haya cometido un error al realizar un comprobante de pago o haya olvidado realizar el comprobante en sí mismo. También pudo haber cometido un error al registrar una salida de dinero.

Otro ejemplo que puede pasar es que el cajero se haya apropiado del dinero de la caja, así como también puedo haber perdido un justificante de salida de dinero o de ingreso del mismo. Normalmente los arqueos de caja se realizan con el cajero encargado justo al frente, lo que funciona para que se explique el motivo del error al ser encontrado.

En este sentido, al hacer un arqueo de caja es posible conseguir tres situaciones. La primera es que el dinero existente y el saldo de la cuenta coincidan sin ningún problema. La segunda es que el dinero existente sea menor que el saldo de la cuenta, lo que significa que hay una diferencia de arqueo: faltante. La tercera situación es todo lo contrario, el dinero existente es mayor que el saldo de la caja, lo que significa que la diferencia del arqueo es un sobrante.

¿Cómo hacerlo?

Lo primero a tomar en cuenta en un arqueo de caja es el efectivo existente en esa caja cuando el día comienza, es decir, el dinero a la hora de abrir la caja. Luego de eso se deberán sumar las ventas y los ingresos del día, para luego restar los gastos y pagos que se hicieron en ese mismo día. Al obtener un resultado ya se habrá realizado el recuento de caja o el conteo de la misma.

Luego de eso, al comparar ese resultado con el que tienen los registros contables es que se habrá realizado propiamente el arqueo de caja, es por esto que es preciso tener claras las diferencias entre un procedimiento y otro.

Normalmente los arqueos de caja se hacen de forma “manual”, con la caja, los productos y todos los tickets juntos para ir registrando los resultados y hacer el cálculo, pero este procedimiento también puede sumarse a aquellos que se adaptan a la era digital. Numerosos desarrolladores han diseñado softwares contables que se enfocan en el arqueo de caja o varios procedimientos de administración.

Optar por uno de esos programas podría facilitar mucho la gestión empresarial, más si se integra a un sistema de facturación de forma electrónica. Esto automatizaría el registro de las operaciones de compra y venta que se hagan todos los días. Muchos de estos programas tienen funciones muy buenas para los administradores, como crear libros para operaciones específicas como las entradas y las salidas.

Cálculo

Para la gestión de una empresa se llevan a cabo ciertos procedimientos, por ejemplo, el Inventario de una tienda, para el que ciertas variables se toman en cuenta. Para el arqueo de caja también se toman en cuenta algunas variables que permiten realizar el cálculo correcto, estas serán mencionadas en la siguiente tabla:

El cuadre de caja debe hacerse cada día basado en esas variables de forma que se pueda verificar la actividad con más facilidad, igualmente el ingreso de dinero por medio de tarjeta de crédito deberá ser sumado para que el total sea comparado con el de los justificantes y/o tickets de venta del día. En este sentido, la fórmula que se aplicará para hacer esa comparación o cálculo será:

VD= CEF + CEI + VO – OG – D – CC

¿Qué hacer si no cuadra la caja?

Ahora bien, en caso de que se hayan encontrado diferencias de arqueo hay varias cosas que se pueden hacer. Lo importante es que las diferencias de arqueo sean asumidas o por la empresa o por el cajero. Si es la empresa quien asume las diferencias lo que se deberá hacer es contabilizar ese sobrante o faltante. En ese caso, el sobrante se anotará como un abono y el faltante se anotará como una pérdida.

Lo que se deberá hacer es intentar recuperar esas diferencias antes que el período contable finalice, en caso de que no se puedan recuperar lo que se deberá hacer es cancelar esa cuenta contra la de ganancias y la de pérdidas.

Ahora bien, si las diferencias de arqueo las asume el cajero lo que se deberá hacer es incluir en su sueldo la cantidad de dinero que corresponde al faltante, esto para que pueda cubrir las diferencias de arqueo que se hayan descubierto. En este caso, es el cajero el que se encargará de recuperar las diferencias y así al final del período cuadrará la caja con su cuenta. En cuanto a los sobrantes, estos generalmente se anotan como abonos en la cuenta de la empresa.

Al aplicar cualquiera de estas dos opciones, se recomienda utilizar un software ideal para mejorar la gestión de la empresa o comercio. Esto podría evitar futuros errores, igualmente una buena capacitación de los cajeros asegura que los errores no sean graves.