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Arqueo de Caja: ¿Qué es?, Ejemplos y más

En el momento que se habla de lo que es un arqueo de caja, se hace referencia a aquellas situaciones que ocurren básicamente en el día a día de un negocio o cualquier tipo de comercio físico. Para poder llevar a cabo de una manera adecuada el recuento, se debe realizar un registro del total de operaciones efectuadas.

arqueo de caja

¿Qué es un arqueo de caja?

Como se hizo mención de manera breve en la introducción del artículo, el arqueo de caja es aquella eventualidad que ocurre casi todos los días en las tiendas o negocios físicos. Por lo tanto, para llevar a cabo un arqueo de caja de forma correcta, se debe efectuar un registro del total de Transacciones comerciales y operaciones de efectivo que han sido realizadas en el transcurso de un determinado período. Y agregado a esto, conocer la fórmula que posee el mismo.

El arqueo de caja es una especie de inventario que se hace del total de transacciones de capital que se han realizado en el transcurso de un determinado momento (independientemente que sean reembolsos o cobros, en efectivo o tarjeta). Este cómputo tiene como objetivo fundamental el justificar si se ha hecho una contabilidad correcta del dinero que ha entrado, e igualmente si el saldo que se expone es igual al efectivo que se encuentra en la caja registradora.

Algo que es muy recomendable, es que el recuento o el arqueo de caja se lleve a cabo por lo menos una vez por día. El mencionado dinero se encuentra de manera constante a merced de las personas y, por ende, es más propenso a que sea robado, perdido o a un sencillo error a la hora de su contabilidad. Es por esta razón que, a la hora de llevar a cabo la comparación del saldo de caja con el capital que se encuentra en la caja registradora, se debe tener sumo cuidado.

El total de comercios empiezan el trabajo con un establecido volumen de dinero en efectivo dentro de la caja registradora. Esta importación se encuentra dirigida a dar cambio a los principales usuarios que se tengan en el día y, de igual manera, para abonar ciertos gastos que surgen de un momento a otro, como lo son por ejemplo los gastos de transportes, los sueldos de los empleados, entre otros.

En el transcurso de un día se llevan a cabo ventas por medio de diversos métodos de reembolso, como lo son por ejemplo el dinero en efectivo, tarjetas (débito o crédito), cheques, vales, entre otros, los cuales generan que el arqueo de caja sea una actividad capital en el día a día de un local destinado a las ventas para el público. Como se hizo mención anteriormente, casi siempre los arqueos se realizan una vez al día, de forma habitual al momento de cerrar el negocio, pero de igual forma se puede efectuar en otros momentos.

que es un arqueo de caja

Hoy en día, a pesar de que existen puntos de ventas, transferencias, entre otros mecanismos, aún se requiere llevar a cabo procesos para recontar los Ingresos en efectivo que se tienen de las ventas que realiza un determinado negocio. Efectuando una auditoria a diario en la caja registradora, ayuda a prevenir un mal manejo del dinero y así puedes proteger los activos que posees, evitando de esta manera que exista algún robo o pérdida.

Por lo tanto, siempre se debe tener presente que las cajas registradoras necesitan un trato y una supervisión especial, esto debido a que son vulnerables e integran gran cantidad de desplazamientos de entrada y salida a diario. El arqueo de caja chica es una herramienta que emplean gran cantidad de tiendas que tienen entradas de una buena fracción de sus ingresos por medio de reembolsos al contado, mismas que, se efectúan una vez por día o al momento que culmina el turno de un empleado.

Por esta razón, el que se encuentra trabajando en la caja va a ser el que tiene la responsabilidad del capital que se encuentra en su caja registradora. El objetivo de hacer el arqueo de caja es estudiar y verificar que se ha tenido presente el total de capital que se ha recibido, y si la cantidad de dinero que hay es igual al saldo que posee la caja registradora.

Así, al momento que se hace el cierre de caja en el día a día, se logra efectuar los cálculos y observar las variaciones que hay entre el saldo de caja y el efectivo que se tiene a disposición. Esta herramienta de arqueo de cada va a encontrar el total de operaciones efectivas realizadas en el transcurso de un día, esto con la finalidad de manejar que se haya realizado, de buena manera, la contabilidad del total de dinero que se recibió, donde expone un saldo los cálculos de caja concretamente iguales al capital en efectivo que se tiene.

Todo este proceso, además, da a conocer la eficiencia que poseen los manejos íntimos respecto a los desplazamientos de los fondos de Liquidez, añadido que ayuda a verificar si el que está a cargo de la caja es un individuo correcto, comprometido y por lo tanto, apto para continuar trabajando con el negocio.

Diferencias entre el recuento de caja y el arqueo de caja

En la mayoría de los casos, el recuento de caja y el arqueo de caja, se entienden como si fuesen sinónimos o una misma terminación. Pero en realidad, es que el recuento de caja es una derivación del arqueo de caja y es aquel que ayuda a entenderlo con una mayor profundidad y exactitud. Como ya se ha indicado anteriormente, el arqueo de caja es una igualación que se hace entre el dinero que hay en efectivo dentro de la caja registradora y las valoraciones registradas en la parte contable financiera.

Por otra parte, el recuento de caja hace referencia a la numeración y las acotaciones que se deben efectuar para hacer el total de dinero y llevar a cabo el mencionado conteo. Esto integra la comprobación de titulaciones o bases del total de gastos de capital colocados en la cuenta denominada como “caja”

¿De qué manera cuadrar una caja?

De la misma manera de como se ha hecho mención anteriormente, para efectuar los cálculos del arqueo de caja se hace a partir de la variación que existe entre el saldo que posee la caja (es decir, todo aquello que ha sido acotado en las facturas y anotado en el software de administración en línea), y el efectivo que está a disposición en la caja (o sea, el dinero físico agregado a aquellos cobrados por medio de las otras manera de reembolso que tiene disponible el negocio). Por lo tanto, la variación se calcula a partir de las variables próximas:

  • VD: agregado de ventas realizadas en el día.
  • CEF: efectivo a la hora de culminar.
  • CEI: saldo con el que inicio el día la caja.
  • VO: reembolsos a través de los mecanismos disponibles para pagos.
  • OG: Salidas de capital para las otras partidas de la compañía.
  • D: Descuentos o rebajas.
  • CC: ventas realizadas a crédito.

De acuerdo a las variables expuestas previamente, la fórmula que se debe emplear es la presentada a continuación:

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VD= CEF + CEI + VO – OG – D – CC.

Al momento que termina una jornada o un turno se debe efectuar un arqueo de caja para comprobar que el dinero que hay en esta (agregado a los reembolsos efectuados por tarjetas u otros mecanismos) es igual al de los tickets de ventas efectuados por el software de administración. Por ende y fundamentándose en la fórmula expuesta previamente, en el momento que se efectúa un arqueo de caja, se pueden observar tres resultados y son estos:

  • El dinero que hay es igual de manera exacta al saldo de la caja registradora. O sea, las cuentas se encuentran sanas.
  • La cantidad de dinero que se obtuvo del arqueo es más baja al que posee la cuenta que arrojo la caja (o sea, falta dinero).
  • La cantidad de dinero que se obtuvo del arqueo es más alta al que posee la cuenta que arrojo la caja (es decir, hay dinero que sobra).

A partir de estas tres alternativas que se han dado, puede surgir la pregunta de ¿qué son los sobrantes y los faltantes? y esto es muy sencillo. Son terminaciones utilizadas dentro del ámbito contable que se emplean para indicar el momento en que el dinero que está en la caja no es igual al registro de la información de ventas, esto debido a que falta o sobra dinero.

Esta mencionada cantidad de dinero que sobra o falta, casi siempre es a raíz de fallos realizados por las personas. Se pasa por alto acotar algún reembolso en efectivo de un suministrador que hizo la entrega de mercancía, no se llevó a cabo el registro de un regreso de artículo en efectivo de un reembolso que se llevó a cabo por tarjeta, entre otras cosas.

Para prevenir que estos fallos ocurran a la hora de facturar, lo que es más recomendable es hacer uso de programas especiales que apoyen y hagan más fácil el proceso.

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